THÔNG BÁO
V/V: Kiểm tra hồ sơ cho ứng viên đi học tại các Trường Nhật ngữ thành viên Hiệp hội Hỗ trợ phát triển Giáo dục tiếng Nhật (Nisshinkyo)

Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế, trực thuộc Cục Hợp tác quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo (gọi tắt là Trung tâm) và Hiệp hội hỗ trợ phát triển Giáo dục tiếng Nhật (gọi tắt là Hiệp hội) đã ký thỏa thuận về việc Hiệp hội uỷ quyền cho Trung tâm kiểm tra hồ sơ cho ứng viên Việt Nam trong quá trình làm thủ tục du học tại các trường Nhật ngữ là thành viên Hiệp hội. Trung tâm bắt đầu thực hiện nhận hồ sơ từ tháng 8/2022.

A. Các loại giấy tờ để kiểm tra bao gồm: 

1. Giấy chứng nhận Kết quả kỳ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông (Loại A)
2. Bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông và Học bạ (Loại B)
3. Giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc Bằng tốt nghiệp Đại học/ Cao Đẳng và Bảng điểm (Loại C)
4. Giấy chứng nhận Kết quả trúng tuyển Đại học/ Cao đẳng (Loại D)

Hiệp hội (bên uỷ quyền) sẽ công nhận các giấy tờ do phía Trung tâm (bên nhận uỷ quyền) kiểm tra. Các giấy tờ này sẽ được bổ sung vào hồ sơ của ứng viên xin thư mời học từ các trường Nhật ngữ thuộc Hiệp hội. 

B. Quy trình thực hiện:

1. Truy cập vào website, hoàn thành đăng ký thông tin và tải các hồ sơ cần thiết lên hệ thống online theo hướng dẫn tại: http://japan.ciec.vn. Sau khi hoàn thành tải hồ sơ cần thiết ứng viên sẽ nhận CIEC Code. 

2. Chuẩn bị hồ sơ giấy gồm:

•    Đơn đăng ký kiểm tra hồ sơ (in từ hệ thống sau khi đăng ký tại  http://japan.ciec.vn)
•    Bản sao y công chứng các loại văn bằng cần chứng nhận.
•    Bản photo Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân (Đối với Hồ sơ Loại C yêu cầu thêm Bản photo giấy khai sinh)

* Lưu ý: Theo yêu cầu từ Hiệp hội, kết quả kiểm tra hồ sơ là hoạt động nội bộ và sẽ được gửi trực tiếp sang trường tại Nhật Bản mà ứng viên đăng ký, không gửi kết quả kiểm tra cho ứng viên.

3. Nộp hồ sơ:
- Hồ sơ giấy ứng viên có thể nộp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát đảm bảo tới: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Trung tâm Tư vấn phát triển giáo dục quốc tế, 12-14 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Nếu nộp qua bưu điện, trên phong bì ghi rõ: Đăng ký kiểm tra hồ sơ du học tại các trường Nhật ngữ thuộc Hiệp hội Nisshinkyo

4. Phí dịch vụ kiểm tra hồ sơ:
- Phí dịch vụ kiểm tra hồ sơ là 200.000đ/ 01 loại hồ sơ và phí Chuyển phát nhanh kết quả sang Nhật là 835.000đ (gửi 01 bộ hồ sơ đến 01 Trường tại Nhật Bản)
- Phí dịch vụ có thể chuyển khoản hoặc gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm theo địa chỉ: Phòng Hành chính – Tổng hợp, Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế, 12-14 Lê Thánh Tông , Hoàn Kiếm, Hà Nội 

- Thông tin chuyển khoản:
Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế
Số tài khoản: 120.10.00.611111.7
Tại: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Chi nhánh Sở giao dịch 1
Lưu ý: nội dung chuyển khoản:
+ Đối với 01 hồ sơ ghi rõ Nhat Ban + CIECcode , ví dụ: Nhat Ban 22A0016. 
+ Đối với nhiều hồ sơ: Ghi số lượng - Tên công ty - Tên email đăng nhập, ví dụ: 20 - Cong ty Nhat Linh - nhatlinh@gmail.com.

* Thông tin chuyển tiền qua bưu điện: Chị Ngô Thị Thanh Xoan, Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế, 12-14 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội.(Lưu ý: yêu cầu Bưu điện phát tiền trực tiếp tại Trung tâm)

5. Trong vòng 15 ngày làm việc tính từ ngày nhận được hồ sơ giấy và phí hợp lệ, Trung tâm sẽ gửi Kết quả kiểm tra hồ sơ cho trường tại Nhật Bản.

C. Chính sách hoàn tiền
- Khi đã tiếp nhận xử lý, Trung tâm không gửi lại phí xử lý hồ sơ (200,000 đ/ hồ sơ).
- Trung tâm sẽ hoàn lại phần tiền chênh lệch  trong trường hợp ứng viên Chuyển khoản thừa tiền xử lý hồ sơ khi tiếp nhận đề nghị về việc hoàn tiền của ứng viên.
- Trung tâm sẽ hoàn lại  tiền chuyển phát nhanh hồ sơ (sau khi nhận được đề nghị hoàn tiền ứng viên)  trong trường hợp quá 15 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ mà phía Trung tâm chưa kiểm tra được tính chính xác của hồ sơ.

D. Danh sách các trường Nhật đăng ký với Hiệp hội kiểm tra hồ sơ cho học sinh tại Trung tâm xem tại hệ thống đăng ký online japan.ciec.vn.

Một số lưu ý:

•    Ứng viên cần thực hiện cả đăng kí online và gửi hồ sơ giấy theo thông báo;
•    Tổ chức, công ty, cá nhân có thể đăng ký thay cho nhiều học sinh (nếu được ủy quyền); một học sinh cũng có thể đăng ký nhiều lần, nhiều loại giấy tờ trên cùng 1 tài khoản online tại japan.ciec.vn ;
•    Có thể chuyển khoản hoặc nộp hồ sơ cho nhiều học sinh cùng lúc, tuy nhiên cần lưu ý phần nội dung chuyển khoản và gửi danh sách về hòm thư japan@ciec.vn để tránh nhầm lẫn, thất lạc;
•    Chỉ tiếp nhận xử lý trong danh sách 4 loại giấy tờ tại Mục A của thông báo này, nếu ứng viên đề nghị kiểm tra nhiều hơn 1 loại giấy tờ sẽ tính phí xử lý hồ sơ 200.000 VNĐ cho mỗi loại giấy tờ thêm
•    Có thể tra cứu kết quả xử lý hồ sơ tại japan.ciec.vn bằng email và mật khẩu đã đăng ký, Mã QR đăng ký hoặc Mã CIECcode và Mã trường Nhật

Mọi thắc mắc xin liên hệ:
Trung tâm Tư vấn giáo dục quốc tế - Cục Hợp tác quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo
Địa chỉ: số 12-14 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại: 024.6689.3555 / Email: japan@ciec.vn
Website: ciec.vn / F: facebook.com/ciec.vn